Succession Planning là gì? Kế hoạch Kế nhiệm, Quy trình, Mô hình [A-Z]

Khi doanh nghiệp phải đối mặt với thay đổi liên tục và cạnh tranh khốc liệt, một câu hỏi quan trọng đặt ra là: Điều gì xảy ra nếu ngày mai CEO, giám đốc bộ phận hay chuyên gia chủ chốt của bạn rời đi? Đây chính là lúc succession planning là gì – hay còn gọi là kế hoạch kế nhiệm – trở thành chìa khóa chiến lược.

Succession planning không chỉ là việc chuẩn bị “người thay thế” cho một vị trí quan trọng, mà còn là một mô hình quản trị nhân sự hiện đại, giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng lộ trình thăng tiến nhân viên rõ ràng,

• Phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận,

• Hạn chế rủi ro khi không có kế hoạch kế nhiệm,

• Đồng thời gắn chặt chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu từ khái niệm succession planning, quy trình xây dựng kế hoạch kế nhiệm, đến framework, template, ví dụ thực tế và best practices để bạn có thể ứng dụng ngay cho doanh nghiệp mình.

Succession Planning là gì? (Kế hoạch kế nhiệm là gì)

Succession planning (kế hoạch kế nhiệm) là quy trình chiến lược nhằm xác định các vị trí then chốt, phát hiện – phát triển nhân sự kế cận, và duy trì pipeline kế nhiệm để sẵn sàng chuyển giao vai trò mà không gián đoạn hoạt động kinh doanh. Đây là một thành phần của Talent Management và Leadership Development, tập trung vào độ dày nhân sự (bench strength) và mức độ sẵn sàng (readiness) cho từng vị trí trọng yếu.

Mục tiêu cốt lõi

• Bảo đảm liên tục lãnh đạo cho các vị trí then chốt (CEO, Head of Sales, Plant Manager, v.v.).

• Giảm rủi ro tài chính – vận hành khi xảy ra nghỉ việc đột xuất/điều chuyển/ nghỉ hưu.

• Nuôi dưỡng đội ngũ lãnh đạo kế cận thông qua lộ trình phát triển năng lực rõ ràng.

• Gắn succession planning với chiến lược kinh doanh, hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Phân biệt các khái niệm hay nhầm lẫn

• Succession Planning vs. Replacement Planning

  • Succession: chủ động, dài hạn, phát triển năng lực & lộ trình kế cận cho nhiều phương án.

  • Replacement: phản ứng ngắn hạn, “điền người vào chỗ trống” một–một khi có biến động.

• Succession Planning vs. Talent Management

  • Succession: tập trung vị trí then chốt & ứng viên kế cận cùng readiness.

  • Talent Management: bao quát toàn bộ vòng đời nhân tài (thu hút, phát triển, giữ chân, hiệu suất, đãi ngộ).

• Succession Planning vs. Leadership Development

  • Succession: định danh vai trò – người – thời điểm chuyển giao.

  • Leadership Development: bồi dưỡng năng lực lãnh đạo cho các nhóm đối tượng rộng hơn.

| >>> Đọc thêm bài viết chuyên sâu sau: Employee Engagement là gì? –  Gắn Kết Nhân Viên: Cách Xây Dựng Kế Hoạch+ 7 Bước

Thành phần chính của một Succession Planning Framework

Một succession planning framework hiệu quả bao gồm 8 thành phần cốt lõi: từ xác định critical roles, xây dựng competency profile, phát triển succession pipeline, đến đánh giá HiPo bằng 9-box, triển khai IDP, knowledge transfer, thiết lập governance cadence và đo lường bằng KPIs. Khi được vận hành đồng bộ, framework này giúp doanh nghiệp nâng cao bench strength, giảm time-to-replace và đảm bảo sự liên tục lãnh đạo bền vững.

Succession Planning – Thuật ngữ quan trọng & Ví dụ minh họa

Succession planning không chỉ là xác định critical roles, mà còn quản trị succession pipeline, đo bench strength, phân loại readiness, sử dụng 9-box grid để nhận diện HiPo và thiết kế IDP thực tế. Ví dụ tại vai trò Head of Operations cho thấy cách doanh nghiệp gắn khái niệm với hành động cụ thể, đảm bảo kế nhiệm bền vững.

Checklist áp dụng nhanh (1 trang)

Liệt kê 10–15 vị trí then chốt theo ảnh hưởng P&L/hoạt động.

Xây success profile cho từng vị trí (năng lực, KPI, điều kiện bắt buộc).

Lập pipeline với 2–3 ứng viên/ vị trí + phân loại readiness.

Thiết kế IDP + nhiệm vụ stretch cho từng ứng viên kế cận.

Xây knowledge transfer plan (SOP, shadowing, pair leadership).

Thiết lập governance: họp review hàng quý với CEO/CHRO.

Theo dõi KPIs: Bench Strength, Internal Fill Rate, Time-to-Replace.

| >>> Đọc thêm bài viết chuyên sâu sau: Phong cách lãnh đạo là gì? Có bao nhiêu Leadership Styles? [Đầy đủ nhất]

Tại sao doanh nghiệp cần Kế hoạch kế nhiệm?

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, sự thay đổi có thể đến bất ngờ: lãnh đạo nghỉ hưu sớm, nhân sự chủ chốt rời đi, hoặc biến động thị trường buộc tổ chức tái cấu trúc. Nếu không có kế hoạch kế nhiệm (succession planning), doanh nghiệp dễ rơi vào trạng thái khủng hoảng nhân sự cấp cao, dẫn tới gián đoạn vận hành và mất lợi thế cạnh tranh.

Nói cách khác, succession planning chính là “bảo hiểm nhân sự chiến lược” – bảo đảm luôn có người kế thừa sẵn sàng thay thế, duy trì liên tục hoạt động kinh doanh.

Rủi ro vs Lợi ích của Succession Planning

Không có succession planning sẽ dẫn đến leadership gap, chảy máu chất xám, mất tri thức và chi phí tuyển dụng tăng cao. Ngược lại, một kế hoạch kế nhiệm bài bản giúp bảo đảm leadership continuity, phát triển pipeline kế cận, tăng gắn kết nhân viên, giảm rủi ro nhân sự và tối ưu chi phí, đồng thời gắn HR trực tiếp với chiến lược phát triển bền vững.

Số liệu tham khảo (nguồn Deloitte & Korn Ferry)

• 86% CEO toàn cầu coi succession planning là ưu tiên hàng đầu, nhưng chỉ 14% doanh nghiệp tự tin với pipeline kế nhiệm hiện tại.

• Doanh nghiệp có succession planning bài bản thường có tỷ lệ lấp đầy vị trí cấp cao từ nội bộ > 70%, giảm đáng kể chi phí tuyển dụng và thời gian thay thế.

• Bench Strength cao (≥2 ứng viên kế cận cho 1 vị trí) giúp doanh nghiệp tăng khả năng phản ứng nhanh với khủng hoảng nhân sự.

Checklist: Doanh nghiệp của bạn có đang “thiếu kế hoạch kế nhiệm”?

Không có danh sách ứng viên kế cận cho các vị trí chủ chốt.

Khi lãnh đạo nghỉ, phải tuyển gấp bên ngoài.

Nhân sự giỏi rời đi vì không thấy lộ trình thăng tiến.

Chưa có chương trình phát triển năng lực lãnh đạo kế cận.

Các dự án bị đình trệ khi leader vắng mặt.

Nếu từ 2 dấu [x] trở lên → doanh nghiệp của bạn cần gấp succession planning.

| >>> Đọc thêm bài viết chuyên sâu sau: OD là gì trong nhân sự? (Organizational Development – Phát triển Tổ chức) [Hướng dẫn A–Z]

Quy trình Succession Planning 4 bước (Succession Planning Process / Framework)

Một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả không dừng lại ở việc “chọn người thay thế”, mà là một quy trình quản trị chiến lược gồm nhiều bước, gắn liền với quản trị nhân tài và chiến lược kinh doanh. Dưới đây là 4 bước cơ bản thường được các tổ chức hàng đầu áp dụng.

Bước 1: Xác định vị trí then chốt (Identify Critical Roles)

• Mục tiêu: Xác định những vai trò có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh, sự ổn định và tăng trưởng dài hạn.

• Cách làm:

  • Lập danh sách 10–15 vị trí quan trọng nhất (CEO, CFO, Head of Sales, Plant Manager…).

  • Phân tích mức độ rủi ro nếu vị trí này trống trong 6–12 tháng.

  • Liên kết với chiến lược kinh doanh: đâu là các vai trò cần duy trì để đạt mục tiêu doanh thu, thị phần, đổi mới?

• Công cụ hỗ trợ: Critical Role Matrix, Business Impact Analysis.

Bước 2: Xây dựng hồ sơ năng lực & tiêu chuẩn kế nhiệm (Define Success Profiles)

• Mục tiêu: Xác định rõ năng lực, kỹ năng, hành vi lãnh đạo và KPI đầu ra cho từng vị trí then chốt.

• Cách làm:

  • Phỏng vấn lãnh đạo hiện tại để ghi nhận năng lực cốt lõi.

  • Sử dụng Competency Framework hoặc Leadership Model.

  • Định nghĩa tiêu chuẩn theo 3 tầng: Must-have (bắt buộc), Nice-to-have (ưu tiên), Developmental (có thể đào tạo).

• Công cụ hỗ trợ: Competency Dictionary, Leadership Model, Korn Ferry Leadership Architect.

Bước 3: Đánh giá và chọn ứng viên kế cận (Assess & Build Succession Pipeline)

• Mục tiêu: Tạo succession pipeline với nhiều lựa chọn kế cận cho từng vai trò.

• Cách làm:

  • Đánh giá hiệu suất (Performance) & tiềm năng (Potential) bằng 9-Box Grid.

  • Phân loại ứng viên:

    • Ready Now → có thể thay thế ngay.

    • Ready in <12 months → cần bổ sung kỹ năng ngắn hạn.

    • Ready in 12–24 months → cần đào tạo, rotation, mentoring.

  • Đảm bảo mỗi vị trí then chốt có ít nhất 2–3 ứng viên kế cận.

• Công cụ hỗ trợ: 9-Box Grid, Talent Review Meeting, HRIS/People Analytics.

Bước 4: Phát triển & chuyển giao tri thức (Develop & Implement Succession Plans)

• Mục tiêu: Giúp ứng viên kế cận sẵn sàng và tự tin khi đảm nhận vai trò.

• Cách làm:

  • Thiết kế Individual Development Plan (IDP) cho từng ứng viên.

  • Áp dụng các hình thức phát triển:

    • Job rotation (luân chuyển công việc).

    • Stretch assignments (dự án thử thách).

    • Mentoring/Coaching với lãnh đạo cấp cao.

    • Leadership training programs (chương trình phát triển lãnh đạo).

  • Xây dựng Knowledge Transfer Plan (chuyển giao tri thức) qua SOP, shadowing, pair leadership.

• Công cụ hỗ trợ: IDP templates, Mentorship Programs, Knowledge Transfer Checklist.

Checklist quy trình 4 bước (tóm gọn)

Xác định vị trí then chốt → Critical Role List.

Định nghĩa hồ sơ năng lực → Success Profile & Competency Framework.

Đánh giá & chọn ứng viên kế cận → Succession Pipeline + 9-Box Grid.

Phát triển & chuyển giao tri thức → IDP + Mentoring + Knowledge Transfer.

Ví dụ minh họa (doanh nghiệp sản xuất)

• Vị trí then chốt: Giám đốc Nhà máy (Plant Manager).

• Tiêu chuẩn kế nhiệm: 10 năm kinh nghiệm vận hành, Lean Six Sigma Black Belt, kỹ năng lãnh đạo đa chức năng.

• Ứng viên pipeline:

  • Ready now: Trưởng bộ phận Sản xuất.

  • <12 tháng: Trưởng bộ phận Chất lượng (cần thêm rotation Supply Chain).

  • 12–24 tháng: Trưởng bộ phận Bảo trì (cần đào tạo Lean + Coaching).

• Kế hoạch phát triển:

  • Rotation qua phòng Chuỗi cung ứng 6 tháng.

  • Dẫn dự án tối ưu năng lượng trị giá 2 tỷ đồng.

  • Mentoring trực tiếp với COO.

Vai trò của HR trong Succession Planning

Succession planning (kế hoạch kế nhiệm) không chỉ là trách nhiệm của ban lãnh đạo, mà còn cần sự dẫn dắt, thiết kế và triển khai từ bộ phận Nhân sự (HR). HR đóng vai trò “nhạc trưởng” trong việc kết nối chiến lược kinh doanh với chiến lược nhân sự, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đội ngũ lãnh đạo kế cận (leadership pipeline) sẵn sàng.

| >>> Đọc thêm bài viết chuyên sâu sau: Employer Branding là gì? 14 Bước Xây Dựng Thương Hiệu Tuyển Dụng

1. Cố vấn chiến lược cho lãnh đạo

• HR là cầu nối giữa CEO, Ban Giám đốc và quản lý các phòng ban, giúp xác định các vị trí then chốt cần kế nhiệm.

• Gợi ý mô hình succession planning phù hợp (ví dụ: 4 bước cơ bản, 9-box grid).

• Đảm bảo kế hoạch kế nhiệm được gắn với chiến lược kinh doanh dài hạn.

2. Thiết kế quy trình và công cụ kế nhiệm

• Xây dựng framework succession planning: từ định nghĩa vai trò, competency, tiêu chí đánh giá đến IDP.

• Phát triển succession planning template để các quản lý dễ áp dụng.

• Sử dụng công cụ People Analytics để đo lường readiness, bench strength, internal fill rate.

3. Quản trị nhân tài và phát triển lãnh đạo kế cận

• HR phối hợp cùng line manager để xác định High Potentials (HiPo) thông qua performance review.

• Thiết kế chương trình đào tạo & phát triển nhân tài kế thừa: mentoring, job rotation, stretch assignment.

• Liên kết succession planning với lộ trình thăng tiến nhân viên, giúp nhân tài thấy rõ cơ hội.

4. Quản trị rủi ro nhân sự và tri thức

• Dự báo rủi ro khi không có kế hoạch kế nhiệm (gián đoạn kinh doanh, mất tri thức tổ chức).

• Xây dựng knowledge transfer plan để đảm bảo kinh nghiệm của nhân sự cấp cao được truyền lại.

• Gắn succession planning với employee engagement, giúp nhân viên cảm thấy gắn bó hơn khi biết tổ chức đầu tư vào sự nghiệp của họ.

5. Đo lường và báo cáo kết quả

• HR chịu trách nhiệm theo dõi các chỉ số:

  • Bench Strength Ratio (tỷ lệ ứng viên kế cận cho vị trí then chốt).

  • Succession Readiness (mức độ sẵn sàng đảm nhận vai trò).

  • Internal Fill Rate (tỷ lệ bổ nhiệm nội bộ cho vị trí lãnh đạo).

• Cập nhật báo cáo định kỳ cho ban lãnh đạo để điều chỉnh succession pipeline.

Bảng tóm tắt Vai trò của HR trong Succession Planning

Vai trò của HR trong succession planning không chỉ là “thay người khi ghế trống” mà bao gồm 5 mảng chính: cố vấn chiến lược, thiết kế quy trình & công cụ, phát triển nhân tài kế cận, quản trị rủi ro & tri thức, cùng đo lường hiệu quả bằng KPIs. Khi thực hiện đầy đủ, HR giúp doanh nghiệp đảm bảo leadership continuity, giảm risk, tối ưu bench strength và gắn succession planning với chiến lược kinh doanh dài hạn.

Tóm gọn vai trò HR trong Succession Planning

1. Chiến lược: Cố vấn cho lãnh đạo.

2. Hệ thống: Thiết kế framework & template.

3. Phát triển: Nuôi dưỡng HiPo và lãnh đạo kế cận.

4. Rủi ro: Quản trị knowledge transfer & giảm gián đoạn.

5. Đo lường: Theo dõi KPIs & báo cáo định kỳ.

| >>> Đọc thêm bài viết chuyên sâu sau: Chiến lược Nhân sự (HR Strategy là gì?) Mô hình + Cách Xây Dựng Hiệu Quả [Từ A-Z]

Tầm quan trọng của Succession Planning trong doanh nghiệp

1. Bảo đảm tính liên tục trong lãnh đạo

Khi một CEO, giám đốc chức năng hoặc nhân sự cấp cao rời khỏi tổ chức, khoảng trống lãnh đạo có thể gây gián đoạn nghiêm trọng. Succession planning (kế hoạch kế nhiệm) giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, không bị ngắt quãng trong chỉ đạo chiến lược và vận hành hàng ngày.

2. Giảm rủi ro khi không có kế hoạch kế nhiệm

• Rủi ro vận hành: Dự án đình trệ, khách hàng mất niềm tin.

• Rủi ro nhân sự: Nhân viên giỏi rời bỏ tổ chức vì không thấy cơ hội thăng tiến.

• Rủi ro tài chính: Tốn kém chi phí tuyển dụng bên ngoài và thời gian đào tạo.

• Rủi ro tri thức: Mất đi kinh nghiệm tích lũy và kiến thức ngầm khi nhân sự kỳ cựu ra đi.

3. Phát triển lãnh đạo kế cận

Succession planning không chỉ “chọn người thay thế” mà còn là quá trình phát triển năng lực lãnh đạo kế cận. Các ứng viên được tham gia:

• Chương trình đào tạo & phát triển nhân tài kế thừa.

• Job rotation, mentoring, coaching.

• Succession pipeline rõ ràng, phân loại Ready now – Ready in 12 tháng – Ready in 24 tháng.

4. Quản trị nhân tài và lộ trình thăng tiến nhân viên

• Gắn succession planning với Talent Management: Tạo sự minh bạch về cơ hội nghề nghiệp.

• Nhân viên nhìn thấy lộ trình thăng tiến nhân viên rõ ràng, từ chuyên viên → quản lý → lãnh đạo cấp trung → lãnh đạo cấp cao.

• Điều này giúp giữ chân nhân tài, tăng employee engagement và giảm turnover.

5. Gắn kết chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh

• Succession planning framework giúp HR và lãnh đạo đồng bộ mục tiêu phát triển tổ chức với mục tiêu kinh doanh dài hạn.

• Doanh nghiệp có thể xây dựng đội ngũ lãnh đạo tương lai để sẵn sàng mở rộng quy mô, tái cấu trúc hoặc chuyển đổi số.

• Đây cũng là cách quản trị rủi ro nhân sự, giúp tổ chức bền vững trước biến động thị trường.

Kết luận ngắn gọn

Tầm quan trọng của succession planning nằm ở việc giúp doanh nghiệp:

1. Giảm thiểu rủi ro nhân sự cấp cao.

2. Đảm bảo liên tục lãnh đạo.

3. Phát triển và giữ chân nhân tài.

4. Xây dựng pipeline lãnh đạo cho tương lai.

5. Kết nối chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh.

Rủi ro khi không có Kế hoạch kế nhiệm

1. Khoảng trống lãnh đạo (Leadership Gap)

Nếu không có succession planning, khi một CEO, giám đốc hoặc quản lý cấp cao rời đi, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu hụt lãnh đạo. Điều này có thể dẫn đến:

• Mất định hướng chiến lược.

• Các quyết định quan trọng bị trì hoãn.

• Đội ngũ nhân viên rơi vào trạng thái hoang mang.

2. Chảy máu chất xám và mất nhân tài

• Khi nhân sự giỏi không nhìn thấy lộ trình thăng tiến nhân viên rõ ràng, họ sẽ tìm kiếm cơ hội ở nơi khác.

• Thiếu succession pipeline làm cho tổ chức khó giữ chân người tài, đặc biệt là thế hệ trẻ muốn phát triển nhanh.

• Kết quả là tăng turnover rate và chi phí tuyển dụng mới.

3 .Gián đoạn kinh doanh và mất cơ hội thị trường

• Các dự án chiến lược có nguy cơ đình trệ khi thiếu người điều hành.

• Doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội mở rộng hoặc chuyển đổi số vì không có lãnh đạo đủ năng lực dẫn dắt.

• Độ trễ trong việc thay thế nhân sự chủ chốt có thể gây thiệt hại tài chính lớn.

4. Mất tri thức và kinh nghiệm tổ chức (Knowledge Loss)

• Khi nhân sự kỳ cựu rời đi mà không có kế hoạch chuyển giao, tri thức ngầm (tacit knowledge) sẽ biến mất.

• Việc thiếu knowledge transfer khiến đội ngũ kế cận khó duy trì chất lượng công việc và văn hóa doanh nghiệp.

5. Ảnh hưởng đến uy tín và văn hóa doanh nghiệp

• Một tổ chức liên tục gặp khủng hoảng lãnh đạo sẽ mất uy tín trên thị trường lao động.

• Nhân viên bên trong cảm thấy thiếu định hướng, từ đó employee engagement giảm mạnh.

• Văn hóa doanh nghiệp dễ bị xáo trộn do sự thiếu ổn định trong đội ngũ quản lý.

Rủi ro khi không có kế hoạch kế nhiệm gồm: khoảng trống lãnh đạo, chảy máu chất xám, gián đoạn kinh doanh, mất tri thức tổ chức và suy giảm uy tín. Đây là những rủi ro có thể khiến doanh nghiệp trả giá đắt cả về tài chính, nhân sự và chiến lược phát triển.

Mẫu Succession Planning Miễn Phí và Hướng Dẫn Chi Tiết 2025

Alan Lakein từng nói: “Planning is bringing the future into the present, so you can do something about it now.” (Lập kế hoạch là đưa tương lai về hiện tại, để bạn có thể hành động ngay bây giờ). Nghe có vẻ đơn giản, nhưng sự thành công dài hạn của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào một kế hoạch kế nhiệm (succession planning) hiệu quả. Vậy làm thế nào để xây dựng kế hoạch kế nhiệm đúng cách?

Succession Planning Template là gì?

Một succession planning template (mẫu kế hoạch kế nhiệm) là một tài liệu được thiết kế kỹ lưỡng để mô tả và chuẩn hóa toàn bộ quy trình succession planning. Tải ngay biểu mẫu miến phí từ AIHR tại đây

Mẫu này bao gồm các bước để:

• Nhận diện các vị trí then chốt (critical roles).

• Định nghĩa năng lực cốt lõi (key competencies).

• Xác định và phát triển ứng viên kế nhiệm tiềm năng.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng (readiness ratings) của ứng viên.

• Xây dựng timeline kế hoạch kế nhiệm với các mốc rõ ràng.

Một succession planning template giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước cho sự thay đổi nhân sự cấp cao, đồng thời tạo cơ hội phát triển cho nhân viên.

Các thành phần cần có trong Succession Planning Template

Để một bản kế hoạch kế nhiệm đầy đủ, bạn cần đưa vào:

1. Vị trí then chốt (Critical Roles): liệt kê vai trò quan trọng cần kế nhiệm.

2. Năng lực cốt lõi (Key Competencies): kỹ năng và phẩm chất bắt buộc.

3. Timeline kế nhiệm: mốc thời gian, deadline, người chịu trách nhiệm.

4. Ứng viên kế nhiệm tiềm năng: xác định trong nội bộ tổ chức.

5. Đánh giá mức độ sẵn sàng (Readiness Ratings): phân loại:

   • Ready now – có thể thay thế ngay.

   • Ready in 1–2 years.

   • Ready in 3–5 years.

Các loại Succession Planning Templates phổ biến

Kết luận

• Simple Template: nhanh, gọn, dễ quản lý.

• 9-Box Template: trực quan, tập trung vào hiệu suất & tiềm năng.

• CEO Template: chiến lược, phục vụ Hội đồng Quản trị.

• Employee Development Plan (IDP): phát triển cá nhân → pipeline nhân tài.

• Leadership Development Plan: xây dựng năng lực lãnh đạo dài hạn.

Tùy quy mô và mục tiêu, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều loại succession planning template để tạo ra một succession planning framework hoàn chỉnh.

Cách sử dụng Succession Planning Template hiệu quả

1. Xác định rõ từng phần: tránh mơ hồ, dễ điền, dễ đọc.

2. Tiêu chí nhất quán: sử dụng cùng thang đo cho mọi vị trí (ví dụ readiness scale).

3. Hành động cụ thể: IDP, mentoring, job rotation, stretch projects.

4. Cập nhật thường xuyên: succession planning không tĩnh, cần review định kỳ.

5. Tầm nhìn dài hạn & liên tục: bắt đầu sớm, gắn với chiến lược tổ chức.

6. Phối hợp với lãnh đạo cấp cao: HR điều phối, nhưng lãnh đạo phải tham gia trực tiếp.

7. Ưu tiên phát triển nhân sự: đầu tư đào tạo, mentoring, certification, cross-training.

8. Truyền thông minh bạch: thông báo rõ quy trình kế nhiệm, quản trị kỳ vọng của ứng viên.

9. Chuẩn bị tình huống khẩn cấp: có interim leaders, kế hoạch chia trách nhiệm tạm thời khi có nghỉ việc bất ngờ.

Phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận

1. Succession planning gắn với phát triển lãnh đạo kế cận

Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của succession planning (kế hoạch kế nhiệm) là chuẩn bị đội ngũ lãnh đạo kế cận (future leaders). Doanh nghiệp không chỉ tìm “người thay thế” mà còn xây dựng năng lực dài hạn cho những nhân viên tiềm năng, giúp họ sẵn sàng bước vào vai trò cấp cao khi cần.

2. Succession pipeline và bench strength trong nhân sự

• Succession pipeline: danh sách ứng viên kế cận cho các vị trí then chốt, được phân loại theo mức độ sẵn sàng (ready now, ready in 12 months, ready in 24 months).

• Bench strength: thể hiện “độ dày nhân sự kế nhiệm”, tức số lượng và chất lượng ứng viên có thể thay thế lãnh đạo khi cần.

• Hai yếu tố này quyết định khả năng tổ chức phát triển đội ngũ lãnh đạo tương lai một cách bền vững.

3. Lộ trình thăng tiến nhân viên (Career Pathing)

• Succession planning phải gắn với lộ trình thăng tiến nhân viên.

• Nhân viên tiềm năng (High Potentials – HiPo) cần được biết họ có thể đi từ cấp chuyên viên → quản lý → lãnh đạo cấp trung → lãnh đạo cấp cao.

• Điều này giúp tạo động lực phát triển, tăng employee engagement và giảm turnover.

4. Công cụ và phương pháp phát triển nhân tài kế thừa

• Job rotation: luân chuyển vị trí để nhân sự trải nghiệm nhiều chức năng khác nhau.

• Stretch assignments: giao dự án có độ khó cao để rèn kỹ năng lãnh đạo.

• Mentoring & Coaching: lãnh đạo cấp cao trực tiếp dẫn dắt ứng viên kế cận.

• Leadership training: chương trình huấn luyện tập trung vào kỹ năng chiến lược và quản trị con người.

• Knowledge transfer: chuyển giao tri thức từ người đi trước thông qua shadowing, SOP, project handover.

5. Kết quả mong đợi

• Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ lãnh đạo kế cận vững vàng.

• Giảm rủi ro “khoảng trống lãnh đạo”.

• Nâng cao succession readiness và tăng tỷ lệ internal fill rate.

• Tạo sự gắn kết giữa nhân sự với chiến lược phát triển tổ chức bền vững.

Succession Planning Examples – Ví dụ kế hoạch kế nhiệm

Succession planning là gì trong thực tiễn? Dưới đây là ba ví dụ succession planning điển hình để doanh nghiệp tham khảo:

Ví dụ 1: McCormick & Co

Năm 2008, McCormick & Co đã thực hiện thành công kế hoạch kế nhiệm CEO từ Robert Lawless sang Alan Wilson bằng một chiến lược kế nhiệm kỹ lưỡng và toàn diện.

• Lawless đã thiết lập timeline kéo dài 5 năm, trong đó ông dần chuyển sang vai trò Chủ tịch HĐQT không điều hành.

• Ông sử dụng một phần khoản thưởng tự quyết để đầu tư vào việc tìm kiếm và đào tạo đúng người kế nhiệm.

• Kế hoạch kế nhiệm được phát triển nhiều năm, với chiến lược phát triển riêng cho từng lãnh đạo cấp cao.

• Tổ chức giám sát tiến độ của ứng viên trong nhiều năm trước khi chọn Wilson, dựa trên sự phù hợp văn hóa và hiểu biết về các vấn đề cốt lõi.

Đây là minh chứng rõ ràng cho succession planning framework dài hạn, giúp McCormick chuyển giao lãnh đạo trơn tru.

Ví dụ 2: Barneys New York

Năm 2017, Mark Lee rời vị trí CEO và được kế nhiệm bởi Daniella Vitale – người gia nhập Barneys từ năm 2010.

• Vitale có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành bán lẻ thời trang cao cấp và được xem là “ứng viên duy nhất phù hợp”.

• Trước khi chính thức kế nhiệm, Vitale được trao cơ hội:

  • Quản lý gần như mọi mảng của tổ chức.

  • Nhận mentoring trực tiếp từ Lee.

  • Tham gia vào một succession planning 5 năm được thiết kế cho riêng bà.

Đây là một succession planning template điển hình: chuẩn bị kỹ lưỡng, tạo điều kiện phát triển trước khi kế nhiệm.

Ví dụ 3: Một mẫu kế hoạch kế nhiệm điển hình

Mục tiêu chính: Phát triển nhân sự và tổ chức bằng cách nhận diện & nuôi dưỡng tài năng để kế thừa các vai trò quan trọng trong trường hợp nghỉ hưu, từ chức hoặc sự cố bất ngờ.

• Các vị trí then chốt:

  • CEO – Sheila Patel

  • CFO – Brian Connelly

  • VP – Yasmin LeBron

  • District Manager – Russell Brown

  • Director of Marketing – Amanza Larkhani

(Khi CEO nghỉ hưu, công ty sẽ tạo thêm vị trí Regional Manager để chia sẻ trách nhiệm.)

• Nhân sự dự kiến nghỉ hưu trong 5 năm tới:

  • Brian Connelly (CFO)

  • Amanza Larkhani (Marketing Director)

• Tiêu chuẩn vị trí:

  • CFO: 10–15 năm kinh nghiệm tài chính, kỹ năng lãnh đạo mạnh, chứng chỉ chuyên môn.

  • Director of Marketing: 8+ năm kinh nghiệm marketing, portfolio sáng tạo xuất sắc.

• Ứng viên kế cận:

  • CFO: Shane Thompson, Vijay Shar, Tulisa Sulliman.

  • Director of Marketing: Nisha Edwards, Grant Mackenzie, Gosia Peirce.

Đây là một ví dụ thực tế cho thấy succession planning phải rõ ràng về vị trí, tiêu chuẩn, ứng viên và readiness.

Succession Planning Best Practices – Thực hành tốt nhất

Dù succession planning mang lại nhiều lợi ích, chỉ 34% doanh nghiệp đánh giá quy trình của họ thực sự hiệu quả. Áp dụng best practices sau sẽ giúp vượt qua các thách thức thường gặp.

1. Áp dụng tầm nhìn dài hạn (Adopt a Long-Term Perspective)

CLB bóng đá Ajax (Hà Lan) là ví dụ điển hình. Họ đào tạo cầu thủ từ 7 tuổi tại học viện trẻ, sau hơn 10 năm mới sẵn sàng thi đấu chuyên nghiệp. Đây là minh chứng rõ ràng cho một succession planning framework dài hạn, nuôi dưỡng tài năng từ sớm để luôn có “pipeline kế nhiệm” cho mọi vị trí.

2. Bảo đảm phát triển có cấu trúc (Ensure Structured Development)

• Succession planning phải gắn với Learning & Development (L&D).

• Kết hợp: mentoring/coaching (83%), đào tạo chính quy (72%), stretch assignments (70%).

• Theo chuyên gia Jay Barrett (Culture Canopy), cần phát triển toàn diện, bao gồm cả kinh nghiệm ngang (lateral experience) để bổ sung kỹ năng.

Ví dụ: đào tạo một giám đốc lên Phó Tổng giám đốc sẽ khác hoàn toàn với phát triển một Phó Tổng giám đốc lên CEO.

3. Tích hợp với quản trị nhân tài (Integrate with Talent Management)

• Succession planning là một phần của talent management.

• Talent management tập trung vào lộ trình sự nghiệp của nhân viên, còn succession planning tập trung vào vai trò then chốt.

• Kết hợp 2 khía cạnh này giúp:

  • Giữ chân nhân tài.

  • Tối đa hóa hiệu quả phát triển.

  • Đảm bảo pipeline kế nhiệm bền vững.

4. Đo lường kết quả, không chỉ quy trình (Measure Outcomes, Not Process)

Doanh nghiệp cần theo dõi các succession planning metrics cụ thể, ví dụ:

• Số lượng nhân sự High Potentials (HiPos) cho từng vai trò then chốt.

• % vị trí quan trọng được bổ nhiệm nội bộ (internal fill rate).

• Tỷ lệ turnover của HiPos.

• Bench strength.

• Số lượng ứng viên kế nhiệm được phỏng vấn và số lần thăng tiến liên tiếp.

Đây là minh chứng cho việc tập trung vào outcome metrics thay vì chỉ “có quy trình trên giấy”.

5. Thực tế & giao tiếp rõ ràng (Be Realistic & Communicate Clearly)

• Ví dụ: một kỹ sư xuất sắc muốn lên COO, nhưng thiếu kinh nghiệm sales → không thể đưa ngay vào vị trí top sales.

• Quản trị kỳ vọng của ứng viên kế nhiệm rất quan trọng: nếu họ được đào tạo cho CEO nhưng hội đồng quản trị giữ CEO thêm 4 năm, ứng viên có thể thất vọng và rời đi.

• Tara Furiani (Not the HR Lady) nhấn mạnh: minh bạch và cập nhật thường xuyên giúp tăng niềm tin và engagement của nhân viên với kế hoạch kế nhiệm.

Succession planning là  nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, đảm bảo các vị trí quan trọng luôn có người thay thế, đồng thời phát triển và giữ chân nhân tài.

Một kế hoạch kế nhiệm mạnh mẽ không chỉ ngăn chặn rủi ro, mà còn:

• Nuôi dưỡng nhân sự tiềm năng (HiPos).

• Đảm bảo pipeline lãnh đạo cho tương lai.

• Gắn kết chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có succession planning framework, thì ngay bây giờ là lúc bắt đầu.

📖 Nguồn tham khảo

Bài viết dịch và phát triển từ:

• Erik van Vulpen – Founder & Dean của AIHR (Academy to Innovate HR).
  Ông đã đào tạo hàng nghìn chuyên gia HR toàn cầu về cách ứng dụng data & HR tech để đạt được kết quả kinh doanh bền vững và thay đổi tổ chức lâu dài. Erik cũng là tác giả AIHR’s Annual HR Trends Report và trực tiếp giảng dạy nhiều chương trình chứng chỉ của AIHR.

Nguồn gốc: Succession Planning: All You Need To Know [2025 Edition] – AIHR.